ออฟฟิศยุคใหม่ ทำงานแบบ Hot Desk ดียังไง ?

น้องบีพลัสจะพาทุกคนไปทำความรู้จักกับแนวคิดการทำงานยุคใหม่ที่เรียกว่า Hot Desking หลายคนอาจสงสัยว่า Hot Desking คืออะไร? ทำไมถึงกลายเป็นที่นิยมในออฟฟิศยุคใหม่กันนะ? แนวคิดนี้คือการใช้พื้นที่ทำงานแบบหมุนเวียนประหยัดพื้นที่และลดค่าใช้จ่ายสร้างบรรยากาศที่เปิดกว้างให้พนักงาน

Hot Desking คืออะไร? ทำไมถึงเป็นที่นิยม?

การใช้ระบบ Hot Desking ในออฟฟิศจริง ๆ แล้วหมายถึงการจัดการพื้นที่ทำงานแบบยืดหยุ่น โดยพนักงานไม่ได้มีโต๊ะทำงานประจำตัว แต่จะเลือกใช้โต๊ะที่ว่างในแต่ละวันตามความสะดวกและความต้องการของการทำงาน การใช้ระบบนี้จะทำให้พื้นที่ภายในออฟฟิศดู “คับคั่ง” หรือ “ร้อน” ได้ในบางครั้ง เพราะมีการหมุนเวียนการใช้งานโต๊ะตลอดเวลา จึงเหมาะกับองค์กรที่มีพนักงานสลับกันเข้ามาทำงานในสถานที่และต้องการลดพื้นที่ส่วนตัวลง

Hot Desking ให้พนักงานเลือกสภาพแวดล้อมในการทำงานได้ เช่น ถ้าต้องการความเงียบเพื่อใช้สมาธิ พนักงานสามารถเลือกนั่งโซนเงียบได้ หรือหากต้องการระดมความคิดร่วมกับทีมก็สามารถเลือกโซนทำงานร่วมกันได้ การทำงานในบรรยากาศที่เหมาะสมกับตัวเองช่วยเพิ่ม Productivity ให้พนักงานได้อย่างชัดเจน

ข้อดีของ Hot Desking ในองค์กรและประโยชน์ที่ได้รับ

Hot Desking เป็นรูปแบบการจัดการพื้นที่ทำงานที่หลายองค์กรนำมาใช้เพื่อตอบโจทย์การทำงานในยุคสมัยใหม่ โดยเฉพาะในยุคที่ต้องการความคล่องตัวและประหยัดทรัพยากร ซึ่งการใช้ระบบ Hot Desking ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กรทั้งด้านพื้นที่และบรรยากาศการทำงาน บทความนี้จะพาคุณมาดูประโยชน์ของ Hot Desking ในแง่มุมต่าง ๆ ที่ส่งเสริมให้พนักงานและองค์กรทำงานได้ดียิ่งขึ้น

1. เพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่สำนักงาน

ค่าเช่าพื้นที่สำนักงานที่สูงขึ้นเป็นอีกหนึ่งเหตุผลที่องค์กรเลือกใช้ Hot Desking ระบบนี้ช่วยให้องค์กรใช้พื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการลดจำนวนโต๊ะประจำในบางแผนก หรือปรับพื้นที่ว่างให้เป็นพื้นที่ส่วนกลางเพื่อให้พนักงานใช้ร่วมกันได้ ส่งผลให้ลดค่าเช่าพื้นที่หรือเพิ่มพื้นที่รองรับพนักงานได้มากขึ้น

2. เพิ่มโอกาสในการทำงานร่วมกัน (Collaboration)

การที่พนักงานไม่ถูกจำกัดอยู่กับโต๊ะประจำตัวของตัวเอง แต่สามารถเลือกที่นั่งในพื้นที่ที่สะดวกและเหมาะสมกับงานในแต่ละวันได้ ทำให้เกิดโอกาสในการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานจากแผนกต่าง ๆ หรือแม้กระทั่งการพูดคุยและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับพนักงานคนอื่น ๆ ที่อาจไม่ได้ทำงานใกล้ชิดกันในปกติ

3. เพิ่ม Productivity ให้กับพนักงาน

ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่นและเหมาะสมกับรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันในแต่ละวัน นอกจากนี้ยังช่วยลดความจำเจจากการนั่งโต๊ะเดิม ๆ ทุกวัน ทำให้พนักงานมีพลังและความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นในการทำงาน

4. ช่วยสร้างความเท่าเทียมในที่ทำงาน

ด้วยระบบ Hot Desking พนักงานทุกคนจะได้ใช้พื้นที่ทำงานร่วมกันโดยไม่จำกัดตำแหน่งในองค์กร ช่วยสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งและเสริมสร้างบรรยากาศที่เปิดกว้างให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น

5. ช่วยให้สำนักงานดูสะอาดและเป็นระเบียบ

เมื่อพนักงานเปลี่ยนโต๊ะทำงานบ่อย ๆ การมีของส่วนตัวในพื้นที่ทำงานจะน้อยลง ส่งผลให้สำนักงานมีความเป็นระเบียบมากขึ้น พนักงานจะมีความรับผิดชอบต่อการดูแลพื้นที่ทำงานและทำความสะอาดมากขึ้นเช่นกัน

ข้อเสียของการใช้ระบบ Hot Desking ในองค์กร

แม้ว่า Hot Desking จะมีประโยชน์มากมาย แต่อาจมีข้อเสียในบางด้านที่ควรพิจารณา เช่น อาจทำให้พนักงานรู้สึกไม่สบายใจเนื่องจากขาดที่นั่งประจำ หรือเกิดความรู้สึกว่าไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมอย่างเต็มที่ ซึ่งอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานและสภาพแวดล้อมในองค์กร

1. ลดประสิทธิภาพในการทำงาน

Hot Desking อาจทำให้พนักงานรู้สึกเสียเวลาในแต่ละวัน เพราะต้องค้นหาที่นั่งว่างและปรับตัวให้เข้ากับที่นั่งใหม่ ๆ นอกจากนี้ การเปลี่ยนเพื่อนร่วมโต๊ะทำงานบ่อย ๆ อาจส่งผลให้พนักงานขาดความต่อเนื่องในการทำงาน ลดประสิทธิภาพและสมาธิในการทำงานลง โดยเฉพาะกับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง

2. สร้างสภาพแวดล้อมที่อาจไม่เอื้อต่อการทำงาน

เนื่องจากพนักงานในทีมอาจกระจายกันนั่งตามโต๊ะที่ว่าง ทำให้การทำงานร่วมกันต้องเสียเวลาในการเดินไปพูดคุย หรืออาจส่งผลกระทบต่อพนักงานคนอื่น ๆ นอกจากนี้ การพบเจอกับเพื่อนร่วมงานใหม่ ๆ ทุกวันอาจทำให้พนักงานบางคนรู้สึกอึดอัดหรือไม่คุ้นเคย ซึ่งอาจเพิ่มความเครียดได้

3. ขาดโครงสร้างที่ชัดเจนในองค์กร

องค์กรบางแห่งที่ให้ความสำคัญกับโครงสร้างตำแหน่งงานอาจพบว่าการใช้ระบบ Hot Desking ทำให้การจัดโครงสร้างหรือระเบียบในองค์กรไม่ชัดเจน บางครั้งอาจส่งผลให้พนักงานขาดการยอมรับบทบาทหน้าที่และความเป็นระบบในองค์กร จึงควรพิจารณาความเหมาะสมก่อนที่จะปรับใช้ระบบนี้

4. ลดความรู้สึกของการเป็นส่วนหนึ่งในทีม

การที่พนักงานต้องเปลี่ยนที่นั่งทำงานตลอดเวลาอาจทำให้ขาดความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม ทำให้พนักงานบางคนไม่รู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรหรือขาดการมีส่วนร่วมในทีมงาน นอกจากนี้ การไม่มีโต๊ะประจำยังทำให้พนักงานไม่สามารถแสดงออกถึงบุคลิกของตัวเองในพื้นที่ทำงาน ซึ่งอาจทำให้รู้สึกว่าขาดความเป็นตัวของตัวเอง

5. ปัญหาสุขอนามัยและความสะดวกสบาย

เนื่องจากพนักงานต้องใช้อุปกรณ์และโต๊ะร่วมกัน อาจเกิดปัญหาสุขอนามัยได้ หากไม่มีการทำความสะอาดอย่างสม่ำเสมอ อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ไม่ได้ถูกออกแบบมาให้เหมาะสมกับพนักงานทุกคน เช่น ความสูงของโต๊ะและเก้าอี้ อาจส่งผลต่อสุขภาพในระยะยาว และทำให้พนักงานรู้สึกไม่สะดวกสบายในการทำงาน ซึ่งการมีโต๊ะประจำจะช่วยให้พนักงานสามารถปรับอุปกรณ์ให้เหมาะสมกับสรีระของตนเองได้มากกว่า

สำหรับองค์กรที่กำลังพิจารณานำระบบ Hot Desking มาใช้ ควรชั่งน้ำหนักระหว่างข้อดีและข้อเสียเหล่านี้ อาจเป็นประโยชน์อย่างมากในการเพิ่มความคล่องตัวและประสิทธิภาพการใช้พื้นที่ในองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่การทำงานยืดหยุ่นเป็นที่นิยม

ที่มา www.viewsonic.com