ออกหนังสือตักเตือนพนักงานให้ถูกต้อง ลดความเสี่ยงทางกฎหมาย

การออกหนังสือตักเตือนพนักงานเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการรักษาระเบียบและความเป็นธรรมในองค์กร หากใช้อย่างถูกต้องจะช่วยปรับปรุงพฤติกรรมและวินัยของพนักงานได้ แต่หากใช้อย่างไม่เหมาะสมอาจก่อให้เกิดปัญหาทางกฎหมายและสร้างความไม่พอใจในองค์กรได้ บทความนี้จะอธิบายวิธีการใช้หนังสือตักเตือนอย่างเป็นธรรม รวมถึงองค์ประกอบและขั้นตอนที่ HR ควรรู้เพื่อความเป็นระเบียบและยุติธรรม

ใครมีสิทธิ์ออกหนังสือตักเตือนพนักงานได้?

หนังสือตักเตือนพนักงานต้องออกโดยบุคคลที่มีอำนาจในการจ้างงาน เช่น ผู้จัดการ ผู้บังคับบัญชาหรือฝ่ายบุคคล ซึ่งมีอำนาจในการว่าจ้างและควบคุมการทำงานของพนักงาน การออกหนังสือตักเตือนโดยผู้ที่ไม่มีอำนาจอาจทำให้ไม่มีผลบังคับทางกฎหมาย

วัตถุประสงค์ของการออกหนังสือตักเตือนพนักงาน

การออกหนังสือตักเตือนมีจุดประสงค์เพื่อให้พนักงานรับทราบข้อผิดพลาดและนำไปสู่การปรับปรุงพฤติกรรมหรือปฏิบัติตามระเบียบ ข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจเป็นการมาสาย การละเมิดกฎบริษัท หรือกระทำผิดทางวินัยอื่น ๆ โดยหนังสือตักเตือนสามารถเป็นหลักฐานหากมีการพิจารณาเรื่องการเลิกจ้างในอนาคต

ขั้นตอนการออกหนังสือตักเตือนอย่างมีประสิทธิภาพ

1. เรียกพนักงานมาพูดคุยเป็นการส่วนตัว 
   ควรเรียกพนักงานมาพูดคุยในพื้นที่ส่วนตัวเพื่อป้องกันการกระทบกระเทือนใจ การตักเตือนในที่สาธารณะอาจทำให้พนักงานรู้สึกอับอายและไม่พอใจ

2. ออกใบตักเตือนทันทีหลังเกิดเหตุ
   ควรออกหนังสือตักเตือนทันทีหลังเกิดเหตุการณ์เพื่อให้พนักงานตระหนักถึงผลของการกระทำและสามารถปรับปรุงตัวได้ทันท่วงที

3. แจ้งผลลัพธ์หากไม่ปรับปรุงตัว
   ควรแจ้งพนักงานถึงบทลงโทษที่จะเกิดขึ้นหากไม่ปรับปรุงพฤติกรรม อาจอ้างอิงถึงข้อบังคับของบริษัทว่าหากได้รับหนังสือเตือนครบจำนวนที่กำหนดจะเกิดผลอย่างไร

4. ขอลายเซ็นรับทราบ
   ควรขอลายเซ็นพนักงานเพื่อยืนยันการรับทราบ แต่หากพนักงานปฏิเสธให้ลงลายเซ็น อาจใช้พยานร่วมในการอ่านหนังสือเตือนและลงลายเซ็นแทน

5. ใช้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง
   การตักเตือนควรใช้ข้อมูลที่ชัดเจนและข้อเท็จจริง เช่น เวลาเข้า-ออกงาน ตัวเลข KPI เพื่อยืนยันความถูกต้องของการกระทำผิด

6. ตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้อง
   เนื่องจากหนังสือตักเตือนอาจเป็นหลักฐานทางกฎหมาย ควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ชื่อพนักงาน วันที่ และรายละเอียดการกระทำผิดเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด

7. ปรึกษาฝ่ายกฎหมาย
   หากไม่มั่นใจเกี่ยวกับข้อกฎหมาย HR ควรปรึกษาฝ่ายกฎหมายหรือผู้เชี่ยวชาญด้านแรงงาน เพื่อให้แน่ใจว่าทุกขั้นตอนสอดคล้องกับกฎหมาย

องค์ประกอบสำคัญของหนังสือตักเตือนที่ถูกต้อง

หนังสือตักเตือนที่ถูกต้องตามกฎหมายต้องประกอบไปด้วย

1. รายละเอียดของความผิดและวันที่กระทำผิด
   ควรระบุรายละเอียดเกี่ยวกับการกระทำผิด เช่น วันเวลาและลักษณะของความผิดอย่างชัดเจน

2. ข้อความเตือนและผลลัพธ์หากไม่ปรับปรุง
   ระบุว่าหากพนักงานทำผิดซ้ำในลักษณะเดียวกัน จะถูกพิจารณาเลิกจ้างโดยไม่มีค่าชดเชย

3. ลายเซ็นของผู้บังคับบัญชาและผู้มีอำนาจ
   หนังสือตักเตือนควรมีลายเซ็นของผู้บังคับบัญชาที่มีอำนาจในการออกเอกสารเพื่อให้มีผลทางกฎหมาย

4. ลายเซ็นของพนักงานหรือพยาน
   หากพนักงานไม่ยอมลงลายเซ็น ควรให้พยานลงลายเซ็นแทน เพื่อยืนยันการอ่านหนังสือเตือนให้พนักงานฟัง

ลูกจ้างลาป่วยเกิน 30 วัน นายจ้างเลิกจ้างได้หรือไม่?... คลิกเพื่ออ่านต่อ

วัตถุประสงค์ของการออกหนังสือตักเตือนพนักงาน

หากบริษัทได้ออกหนังสือตักเตือนพนักงานตามขั้นตอนแล้ว แต่พนักงานยังทำผิดซ้ำภายใน 1 ปีนับจากการออกหนังสือเตือนครั้งแรก นายจ้างสามารถเลิกจ้างได้ทันทีโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย เว้นแต่ข้อบังคับของบริษัทกำหนดให้ต้องออกใบเตือนหลายครั้งก่อนที่จะดำเนินการเลิกจ้าง

สรุป

การออกหนังสือตักเตือนพนักงานอย่างเป็นระบบและมีความยุติธรรมเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาวินัยและความสัมพันธ์ที่ดีในองค์กร นอกจากนี้ยังช่วยให้บริษัทสามารถดำเนินการทางกฎหมายได้อย่างถูกต้องหากจำเป็น ทั้งนี้ HR ควรตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร ปรึกษาฝ่ายกฎหมาย และปฏิบัติตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อให้การตักเตือนมีประสิทธิภาพสูงสุด

ที่มาแหล่งอ้างอิง hrnote.asia และ เพจ คลินิกกฎหมายแรงงาน